Turun Osuuskaupan lähituottajayhteistyön henkilötiedon käsittelyn tietosuojasuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Turun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 186, 20101 Turku
Käyntiosoite: Sibeliuksenkatu 3, 20100 TURKU
Y-tunnus: 0142122-9

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tok.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Lähituottajayhteistyön henkilötiedon käsittely

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti mahdollisen lähituottajayhteistyön aloittamiseksi. Lähituottaja tekee ilmoituksen jättäen yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, yrityksen nimi, sähköpostiosoite sekä tiedot tuotteesta/tuotteista) lomakkeella, joka löytyy osoitteesta tok.fi/lahituottajat). Tietoja käytetään lähituottajan kontaktoimiseksi ja mahdollisen yhteistyön alkamiseksi erikseen sovittavin osin.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art. 6.1 a) Suostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana lähituottajayhteistyötä

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
yhteyshenkilön
• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Nimi- ja yhteystiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään verkkolomakkeella suoraan lähituottajalta

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan, kun mahdolliset lähituottajaksi soveltuvat tai ei-soveltuvat 4 kk kuluessa verkkolomakkeen jättämisestä.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (jos suoramarkkinointia)
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietoja tai tuotteen/tuotteiden tietoja ei voida tällöin käsitellä mahdollisen lähituottajayhteistyön alkamiseksi.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset kilpailu- tai arvonta-asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti